Offre d'emploi : Assistant à l'international (H/F) | UCO

L'UCO recrute

Offre d'emploi : Assistant à l'international (H/F)

  • L’UCO recherche pour son Centre International d’Etudes Françaises (CIDEF) : Assistant à l'international (H/F)

    L’Université Catholique de l’Ouest (UCO) est un établissement d’enseignement supérieur privé catholique, acteur de référence de l’enseignement supérieur et de la recherche.

    Forte d’une tradition d’excellence académique, d’un réel ancrage territorial et d’un réseau international de partenaires, l’UCO offre un cadre idéal à ses 12 100 étudiants répartis sur 8 campus dans le grand ouest et outre-mer. Le site d’Angers est le site fondateur avec plus de 7 000 étudiants et 450 collaborateurs, enseignants-chercheurs et personnels administratifs et techniques.

    Missions

    Rattaché(e) à la Directrice, vous valorisez l’image du CIDEF en réalisant l’accueil physique et téléphonique des différents publics. Vous serez en charge de la bonne gestion administrative du public d’une zone géographique déterminée. Vous contribuez également à la mise en œuvre des sessions de formation par des missions de gestion administrative des programmes et en accompagnant les étudiants étrangers dans leur vie universitaire (inscriptions, carte de séjour, logement, sécurité sociale, …).

    Par certaines actions de suivi de clientèle, vous participez à entretenir les bonnes relations avec les partenaires internationaux et français du CIDEF.

    Activités

    Accueil et renseignements

    - Assurer l’accueil physique, courriel et téléphonique, renseigner et orienter les différents publics

    Gestion administrative des sessions de formation

    - Gérer les inscriptions des étudiants étrangers et les accompagner dans leurs formalités administratives (devis, carte de séjour, sécurité sociale étudiante, dossiers OFII, logement, …)

    - Veille de la plateforme « Etudes en France » et validation d’inscriptions Campus France.

    - Organiser et assurer le suivi des cours à la carte (réservations des visites, logement, programme, accueil, repas …),

    - Assurer la logistique des examens (réception des sujets, mise sous plis, éditions des listes, organisation des épreuves décalées ...),

    - Saisir les notes des étudiants, organiser les jurys, éditer et envoyer les relevés de notes et diplômes

    Suivi des partenaires

    - Transmettre les brochures et autres supports commerciaux,

    - Gérer et mettre à jour le fichier clients (selon zone géographique) et assurer un suivi des contacts,

    - Apporter un soutien à la préparation des déplacements de prospection,

    - Garantir une veille géopolitique et commerciale de l’ensemble des partenaires et de la concurrence

    Suivi comptable des partenaires

    - Réaliser la facturation (partenaires, clients…) et le suivi des règlements,

    - Encaisser les frais de scolarité et les frais de séjour (pension, sécurité sociale, excursions-activités, livres …),

    - Relancer les débiteurs

    Suivi Qualité

    - Soutien administratif à la qualité des formations (organisation logistique, envoi des questionnaires de satisfaction et compte-rendu pour analyse par la direction, compilation et coordination de la réception des données nécessaires aux audits)

    Gestion des fournitures et des commandes de matériel en lien avec le service des Moyens Généraux

    À travers l’ensemble de ces activités, vous contribuez au développement du service et travaillez en mode collaboratif, dans un Open Space, auprès des autres assistantes.

    Profil

    Issu(e) d’une formation minimum de niveau bac+2 (type BTS Assistant de manager), vous justifiez d’une première expérience réussie dans un service à l’International (y compris dans le cadre d’un stage).

    Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre écoute, votre diplomatie, votre patience et votre ouverture d’esprit vous permettant ainsi d’évoluer au quotidien dans un environnement multiculturel.

    Une expérience professionnelle et/ou personnelle dans un contexte international est souhaitée.

    Vous parlez couramment anglais et idéalement vous maitrisez une deuxième langue étrangère.

    Une bonne maitrise de l’orthographe est attendue.

    Rigueur, organisation et force de propositions dans un cadre défini sont des atouts indispensables pour réussir votre mission.

    Proactif(ve), réactif(ve), vous faites également preuve de flexibilité dans ces activités qui requièrent de la polyvalence. Vous savez respecter les délais fixés.

    L’utilisation des outils informatiques/bureautiques vous est familière.

    Conditions

    • Lieu de travail : Angers

    • Temps de travail : Temps plein, 36,15h/semaine

    • Type de contrat : CDI

    • Date de prise de fonction souhaitée : Dès que possible

    Contact

    Les personnes intéressées pourront adresser leur candidature sous la réf CIDEF (CV et lettre de motivation) à la DRH, à l’attention de Mme Annabelle PASCO, au plus tard le 25 novembre 22.

    Adresse  : recrutement@uco.fr

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Direction Ressources Humaines

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